Подготовьте свой спортзал к стихийному бедствию до его наступления

Средние потери малого бизнеса после закрытия из-за сильного шторма составляют $3 000 в день. По данным FEMA, 40% малых предприятий не открываются после стихийных бедствий.

Подготовлен ли ваш спортзал к следующему крупному стихийному бедствию? Мы собрали информацию, которая поможет вам как можно быстрее подготовиться к стихийному бедствию и восстановиться после него.

Знайте свои риски

Начните с ознакомления с наиболее вероятными рисками в вашем регионе. Стихийные бедствия сильно различаются в разных штатах.

Сьюзан Каттер, директор Исследовательского института опасностей и уязвимости при Университете Южной Каролины, дает увлекательные сведения о распространенности стихийных бедствий по всей стране. Например, Флорида, Калифорния и Луизиана лидируют в стране по самым большим экономическим затратам от стихийных бедствий. Однако печальная честь наибольшего числа смертей в результате стихийных бедствий принадлежит Техасу, за ним следует Иллинойс, а затем Калифорния. Ураганы являются самым дорогостоящим стихийным бедствием, в то время как резкие изменения температуры, такие как волны жары, уносят наибольшее количество жизней.

Знание того, к чему следует готовиться, поможет вам собрать необходимые материалы, а также выбрать правильное страховое покрытие.

Оцените свою готовность

Во-первых, вам необходимо провести анализ воздействия на бизнес (BIA). BIA - это оценка рисков для прогнозирования потенциальных последствий сбоя в работе вашего предприятия. Эта информация затем может быть использована для разработки стратегий восстановления.

Тщательная оценка готовности к возобновлению работы должна определить, как вы будете реагировать на следующие сценарии:

1. Потеря или задержка продаж и доходов. Как долго вы можете позволить себе оставаться закрытыми? Как долго вы сможете выдержать временное закрытие?
2. Увеличение расходов. Можете ли вы позволить себе сверхурочную работу сразу после происшествия? Сможете ли вы провести необходимые ремонтные работы до оформления страхового возмещения?
3. Нормативные штрафы.
4. Штрафы по контракту или потеря бонусов по контракту.
5. Недовольство клиентов или потеря членства.
6. Задержка новых бизнес-планов.
7. Изменения в персонале. Что делать, если ваши сотрудники уволятся или переедут после катастрофы? Откуда вы будете выращивать новые кадры/сотрудников?

Чтобы быть готовым к стихийному бедствию, необходимо подготовиться как к насущным потребностям, так и к будущей непрерывности. BIA позволяет вам провести мозговой штурм ответов, которые влияют на оба этих аспекта. Оценив свою готовность, приступайте к работе по повышению готовности сразу после чрезвычайной ситуации и укреплению своего бизнеса, чтобы он мог быстро восстановиться.

Выберите правильное страховое покрытие

Правильное страховое покрытие может также помочь минимизировать потенциальные расходы, связанные с ущербом, причиненным стихийным бедствием. Вот два действия, которые следует предпринять, прежде чем выбрать покрытие, наиболее подходящее для вашего бизнеса.

1. Поговорите со своим агентом или поставщиком услуг об объеме покрытия вашего полиса. Обсудите, как вам следует подавать претензию, когда придет время. Какие доказательства они потребуют (фотографии, квитанции и т.д.)? Спросите о вычетах и нескольких сценариях. Могут быть различия в покрытии, зависящие от того, поврежден или уничтожен ваш бизнес.
2. Подумайте о том, как вы будете платить своим сотрудникам. Forbes рекомендует провести анализ движения денежных средств во время проведения BIA. Это поможет вам понять, сколько денег вы можете разумно использовать для покрытия накладных расходов и выплаты заработной платы сотрудникам, не имея постоянного дохода. Рассмотрение страховых претензий также занимает время, поэтому учтите, что вам, возможно, придется покрыть ряд предварительных расходов без немедленного возмещения.

Подготовьте

В случае отключения электроэнергии 71% малых предприятий не имеют резервного генератора. Во многих случаях подготовка - это сочетание наличия необходимых аварийных запасов и плана защиты сотрудников, посетителей и имущества (оборудования). FEMA предоставляет полный набор шаблонов планов на случай чрезвычайных ситуаций, которые помогут вам создать план реагирования после оценки рисков вашего клуба. По крайней мере, в вашем плане должны быть предусмотрены вопросы эвакуации, укрытия в сложных погодных условиях, а также обязанности персонала во время стихийного бедствия.

Обсудите со своей командой, какие предметы первой необходимости клуб может предоставить, если таковые имеются, и какие предметы сотрудники должны иметь при себе. У FEMA есть несколько списков рекомендуемых предметов, которые необходимо иметь под рукой. Обычно могут пригодиться гаечный ключ или плоскогубцы (для отключения коммуникаций), радиоприемник на батарейках и аккумуляторы, мешки для мусора, фонарики и клейкая лента.

Важно также выяснить, какие записи захочет увидеть ваша страховая компания после чрезвычайной ситуации, чтобы вы могли подготовиться к ней заранее.

В некотором смысле, оздоровительные клубы имеют преимущество в краткосрочных чрезвычайных ситуациях, поскольку многие из них обязаны иметь на территории легкодоступную аптечку первой помощи и обученных сотрудников, готовых отреагировать на любую чрезвычайную ситуацию, которая может потребовать применения АЭП или сердечно-легочной реанимации.

FEMA также рекомендует владельцам бизнеса хранить копии важных документов, таких как карты местности, планы зданий, страховые полисы, контактная и идентификационная информация сотрудников, банковские счета, списки поставщиков и грузоперевозчиков, резервные копии компьютеров, контактная информация экстренных служб или правоохранительных органов и другие приоритетные документы в водонепроницаемом, огнестойком, переносном контейнере. Девяносто четыре процента малых предприятий создают резервные копии важных финансовых данных, но только 40% хранят эти данные за пределами предприятия. Убедитесь, что второй комплект этих документов надежно хранится в другом месте.

Составьте план восстановления

После завершения BIA вы будете иметь более реалистичное представление о том, насколько хорошо ваш бизнес сможет реагировать в чрезвычайных ситуациях. Эти знания можно использовать для разработки плана обеспечения непрерывности бизнеса или плана восстановления после катастрофы. Хотя содержание этого плана будет зависеть от того, к какой потенциальной катастрофе вы готовитесь, планы обеспечения непрерывности бизнеса часто могут быть применимы к различным закрытиям.

Почему это важно? По данным экспертов FEMA, 75% предприятий, не имеющих плана обеспечения непрерывности бизнеса, терпят крах в течение трех лет после катастрофы. Ваш план восстановления послужит вам дорожной картой при реагировании на незапланированные инциденты, позволит вам уменьшить потенциально разрушительные последствия и минимизировать время до возобновления работы. Для последней части плана, связанной с тем, как скоро вы хотите возобновить регулярную деятельность, эксперты рекомендуют также установить цель по времени восстановления, которая позволит точно определить, когда вы хотите снова работать с полной эффективностью.

Важно убедиться, что информация, содержащаяся в плане, направлена на решение следующих задач:

1. Минимизировать травмы, а также повреждение имущества и оборудования
2. Уменьшить серьезность и продолжительность перебоев в работе предприятия
3. Быстрое возобновление основных функций
4. Защита членов, сотрудников, документации, помещений, оборудования и активов
5. Обеспечить основу для продвижения вперед

Управление конкурирующими обязанностями

Когда вы переходите к этапу восстановления после катастрофы, имейте в виду, что у вас будут обязанности перед несколькими сторонами, каждая из которых имеет свои потребности. При разработке и реализации плана обеспечения непрерывности бизнеса вам необходимо планировать эффективное взаимодействие с этими тремя группами людей:

• Ваши клиенты. Клиенты хотят знать, как долго вы можете быть закрыты и когда вы откроетесь, поэтому прозрачность этой информации - ключевой момент. Социальные сети в этом смысле - благословение. После ураганов Харви и Ирма фитнес-центры по всему Хьюстону сообщали о своих закрытиях через социальные сети. Очевидно, что не у всех есть доступ к Интернету, поэтому у вас должен быть один человек, отвечающий на звонки, и информационные таблички на входе.

• Ваша страховая компания (а также управляющий недвижимостью/кто бы ни был держателем вашей аренды). Клубу потребуется подробная документация об ущербе. Обратите внимание, что претензии могут быть поданы до наступления определенных сроков. Сразу же после катастрофы тщательно задокументируйте повреждения имущества с помощью фотографий, особенно до начала работ по очистке или консервации. Предоставьте эти фотографии страховой компании, держателю ипотечного кредита, поставщику оборудования и членам клуба, чтобы вы могли показать, как стихийное бедствие повлияло на ваш клуб. Также неплохо иметь свежие фотографии, на которых изображено имущество до чрезвычайной ситуации, для сравнения.

• Ваши сотрудники. Сотрудникам потребуется эффективная коммуникация и поддержка. Они могут иметь свои собственные потребности в очистке или заниматься страховыми выплатами в случае стихийного бедствия. Лучше всего прямо сообщить о своих потребностях. Вам нужно, чтобы они пришли помочь с уборкой? Они свободны или занимаются своими собственными разрушениями? Ожидается ли, что они придут на смену во время шторма или когда спортзал закрыт? Вы должны дать им инструкции о том, как они могут наилучшим образом помочь вам. Один владелец тренажерного зала подчеркнул важность построения хороших отношений с сотрудниками до наступления стихийного бедствия, потому что если вы хотите, чтобы сотрудник пришел на работу раньше, чтобы помочь в уборке после стихийного бедствия, вы будете опираться на уже сложившиеся отношения, чтобы попросить его пойти на такую жертву.

Одним из способов выполнения своих обязательств перед сотрудниками является разработка политики в отношении неблагоприятных погодных условий. Существуют руководства, которые помогут сформулировать политику в отношении неблагоприятной погоды. Политика должна разъяснять ожидания сотрудников, объяснять , как будет осуществляться выплата компенсаций, а также разъяснять политику посещаемости и коммуникации в случае суровых погодных условий и стихийных бедствий.

Что вы будете делать, если ваши сотрудники не смогут безопасно добраться до работы? По данным компании Preparis, которая предлагает инструменты для предприятий на случай чрезвычайных ситуаций, если местный общественный транспорт закрыт, вам следует следовать рекомендациям местных властей, чтобы не увеличивать ответственность, предлагая своим сотрудникам совершить поездку. Preparis также рекомендует обратить внимание на местные законы. В некоторых местах, если в здании нет электричества - даже с резервным генератором - его нельзя открывать.

Будьте готовы до того, как это потребуется

Хотя создание эффективного и функционального плана аварийного восстановления может показаться последним, что вы хотите сделать, вашим самым большим активом будет подготовка. Проведение честного анализа воздействия на бизнес поможет вам создать наиболее эффективный план восстановления, который вы сможете использовать в случае катастрофы. Наличие соответствующих страховых полисов и резервных копий финансовых документов за пределами предприятия снизит стресс при начале действий в чрезвычайных ситуациях. Если у вас возникли дополнительные вопросы, обращайтесь в IHRSA.